مراحل فوق را می توانید به صورت تصویری در عکس زير مشاهده نمایید.
حسابداری چند سطحی چیست؟
معادله اصلی حسابداری (دارایی = بدهی + سرمایه) ، در بر گیرنده سه حساب اصلی و کلی حسابداری است. در این مقاله در مقام بیان توضیحات در خصوص معادله حسابداری و اجزای آن نیستیم ولیکن به صورت کلی قابل ذکر است که این سه نوع حساب کلی و دائمی ای که معادله حسابداری را تشکیل می دهند ، سر منشأ کلیه حساب ها در حسابداری می باشند. به عنوان مثال دارایی ها : کلیه اقلام دارایی را شامل می شود مانند صندوق ، بانک ، حساب های دریافتنی و …
دانستن ماهیت هر یک از حساب های تشکیل دهنده معادله مذکور نیز لازمه کاری هر حسابدار می باشد. چرا که وقتی ماهیت های این حساب ها را دانستیم ، حساب های زیر مجموعه را نیز می توان بهتر شناسایی نمود و موفق تر بود.
به غیر از حساب های دائمی فوق الذکر ، حساب های موقت نیز وجود دارند. حساب های موقت به صورت کلی شامل حساب های هزینه ، درآمد (حساب های خلاصه سود و زیان) و برداشت می باشد.
طبقه بندی حساب ها
در راستای استفاده بهینه از انواع حساب های فوق ، برای هر یک از آنها زیر مجموعه هایی تعریف می کنند. به عنوان مثال زیر مجموعه دارایی ها ، حساب های مربوطه تعریف می شود ، این حساب ها شامل کلیه اقلام دارایی می شود.
اگر بخواهیم کلیه اقلام دارایی را مستقیم زیر مجموعه حساب اصلی دارایی ها ثبت نماییم ، دسترسی به حجم بالای حساب ها بسیار سخت و حتی خارج از امکان است. این قانون شامل بدهی ها ، حساب های سرمایه ای و کلیه حساب های موقت نیز می شود.
به منظور سهولت در کار ، کلیه حساب های مذکور ، طبقه بندی می شود. در حسابداری حداقل سه نوع حساب برای هر سیستم حسابداری وجود دارد. عناوین این حساب ها : حساب های کل ، حساب های معین و حساب های تفصیلی است.
این سه طبقه مذکور ، حداقل طبقه بندی و تعداد طبقات در حسابداری است ومی تواند بیشتر نیز باشد که توضیح داده خواهد شد. در زیر به بررسی و بیان هر یک از این سه طبقه پرداخته می شود.
حساب کل
کلی ترین تقسیم بندی و طبقه بندی در حسابداری است. برای هر یک از اجزای معادله حسابداری ، می توان نامحدود حساب کل تعریف کرد. اگر چه استاندارد هایی برای تشکلیل حساب های کل وجود دارد و لیکن به صورت کلی هیچ محدودیتی برای تعریف حساب های کل ، وجود ندارد و حسابدار با تشخیص خود می تواند به تعریف حساب های کل بپردازد.
به عنوان مثال برای کلیه اقلام دارایی ها ، می توان حساب کل مختص به آن را تعریف نمود. مثلاً برای حساب های بانکی می توان حساب کلی با عنوان “بانک” ، برای حساب های دریافتنی ، حساب کلی با عنوان “حساب اشخاص” و … در نظر گرفت. این تعریف ، محدودیتی ندارد و همان طور که اشاره شد ، محدودیتی برای این موضوع وجود ندارد.
برای هر یک از حساب های بدهی و سرمایه و حساب های موقت نیز این فرآیند ثابت است. همان گونه که اشاره شد کلی ترین تقسیم بندی حساب های را حساب های کل می نامند.
حساب معین
پس از تعریف حساب های کل ، زیر مجموعه هر یک از آنها به تعریف حساب های معین پرداخته می شود. حساب معین در واقع دومین طبقه حساب ها محسوب می شود و نسبت به حساب های کل ، جزئی تر است. برای مثال برای حساب کل “بانک” ، می توان حساب های معینی با عناوین “حساب بانک های ملی” ، “حساب بانک های ملت” و یا عناوینی با عنوان “حساب های جاری” ، “حساب های پس انداز” و … تعریف کرد.
در تعریف حساب های معین نیز محدودیتی از لحاظ تعدادی و یا انتخاب عناوین وجود ندارد و حسابدار با توجه به تجارت خود می تواند به تعیین و تشکیل حساب های معین بپردازد.
اگر بخواهیم مثالی نیز برای حساب های موقت ارائه نماییم ، به عنوان مثال برای حساب کل “هزینه های جاری” می توان معین هایی با عناوین “هزینه پذیرایی” ، “هزینه قبوض پرداختی” و غیره تعریف نمود. همچنین مثلاً برای حساب کل “هزینه حقوق پرسنل” می توان حساب های معینی با عناوین “هزینه حقوق پرسنل اداری” ، “هزینه حقوق پرسنل خط تولید” و یا “هزینه حقوق پرسنل شیفت روز” و “هزینه حقوق شیفت شب” می توان تعریف نمود.
حساب تفصیلی
تا اینجا آموختیم برای هر بک از حساب های معادله حسابداری ، چگونه حساب کل و حساب معین تشکیل دهیم حال تقسیم بندی بعدی ، تشکیل حساب های تفصیلی است. این حساب ها جزئی ترین نوع تقسیم بندی حساب ها در حسابداری می باشد. برای هر یک از حساب های معین ، می توان نامحدود حساب تفصیلی درج نمود.
مثلاً برای حساب کل “بانک” و معین “حساب بانک های ملی” می توان کلیه حساب های بانکی شرکت یا فروشگاه را در بانک ملی را به عنوان حساب تفصیلی مربوطه در نظر گرفت ، مثلاً حساب تفصیلی : “حساب بانک ملی با شماره حساب 123456” و … در نظر گرفت.
برای حساب کل “هزینه حقوق پرسنل” و حساب معین “هزینه حقوق پرسنل اداری” ، می توان ریز اسامی هر یک از پرسنل را به عنوان حساب های تفصیلی مربوطه تعریف نمود.
در بعضی از سیستم های حسابداری ، به تشکیل حساب های تفصیلی سطح یک و سطح دو می پردازند. به عنوان مثال برای حساب معین “هزینه حقوق پرسنل اداری” حساب تفصیلی سطح یک با عنوان “پرسنل اداری ساختمان شماره یک” یا “پرسنل اداری بخش حسابداری” می پردازند و برای هر یک از آنها به تعریف حساب تفصیلی سطح دو پرداخته می شود. برای هر یک از حساب های هزینه سطح یک مذکور ، می توان ریز اسامی پرسنل مربوطه را به عنوان حساب های انواع حساب معین تفصیلی سطح دو درج نمود. حساب تفصیلی سطح دو ، عرف تمامی سیستم های حسابداری نیست و در بیشتر سیستم های حسابداری از حسابداری تفصیلی در یک سطح استفاده می شود.
انواع سطوح حسابداری
همان گونه که اشاره شد به منظور امکان ثبت اطلاعات و سهولت در کار ، به طبقه بندی حساب ها پرداخته می شود. این حساب ها شامل حساب های کل ، حساب های معین و حساب های تفصیلی شدند و این سه طبقه در واقع سه سطح حسابداری را تشکیل می دهند. توضیحات کامل در خصوص هر یک از این سطوح ارائه شد. همچنین عنوان شد که ممکن است در یک سیستم حسابداری ، حساب تفصیلی سطح دو تشکیل داده و لذا دارای چهار سطح باشیم.
همچنین آموختیم برای هر حساب کل ، یک حساب معین و برای حساب معین نیز یک حساب تفصیلی تعریف نمود. آیا برای هر حساب کل می توان تا چند حساب معین تشکیل دارد و یا برای هر حساب معین چند حساب تفصیلی تعریف کرد؟ پاسخ آن است که هیچ محدودیتی برای این موضوع نیست و نامحدود برای هر حساب کلی می توان حساب معین تشکیل داده و برای هر حساب معینی نیز بی نهایت می توان حساب تفصیلی تعریف کرد.
کدینگ شناور و ثابت در حسابداری
حال این سوال مطرح است که آیا برای هر حساب معینی تنها یک حساب کل می توان در نظر گرفت و آیا هر حساب تفصیلی می تواند فقط به یک حساب معین وصل باشد؟
در سیستم های حسابداری در این خصوص دو حالت کلی وجود دارد ، در حالت اول ، برای هر حساب تفصیلی فقط یک حساب معین و برای هر حساب معینی نیز فقط یک حساب کل تعریف نمود.
در حالت دوم این محدودیت برداشته شده و برای هر حساب معینی نامحدود می توان حساب کل در نظر گرفت و برای حساب های تفصیلی نسبت به معین نیز به همین شکل عمل نمود ، به این حالت کدینگ شناور گفته می شود.
به عنوان مثال حساب تفصیلی با عنوان “آقای حسینی” داریم. در حالتی که دارای کدینگ انواع حساب معین انواع حساب معین شناور نباشیم به عنوان مثال شخص مذکور به حساب معین “پرسنل اداری” و حساب کل “اشخاص” متصل است. و لیکن در حالتی که دارای کدینگ شناور باشیم می توان شخص مذکور را به چندین حساب معین متصل نمود. علاوه بر اتصال به حساب معین “پرسنل اداری” می توان در صورتی که شخص صندوق دار نیز می باشد به حساب معین “صندوق داران فروشگاه شماره یک” نیز متصل گردد. به همین به انواع حساب های معین مرتبط دیگر نیز قابل اتصال است.
همچنین هر حساب معین نیز می تواند به حساب های کل متعدد متصل شود.
نکته قابل تأمل اینجاست که در حالت کدینگ شناور نیز ، تعداد سطوح تفاوتی ندارد و همان سه سطح وجود دارد.
به منظور تفهیم بهتر موضوع ، کلیه موارد با ذکر مثال تشریح شد تا فراگیری آن آسان تر باشد ، امید است این مقاله توانسته باشد گامی در راستای افزایش اطلاعات حسابداری شما برداشته باشد.
معرفی حساب برداشت در نرم افزار حسابداری پارمیس
در حسابداری، حساب های می توانند انواع مختلفی داشته باشند و به نسبت نوع فعالیت هر فرد، چه یک فرد عادی و چه صاحبان کسب و کارهای مختلف، انواع حساب ها می توانند با نام های متفاوت اما با رعایت استاندارد حسابداری و کدینگ حسابداری تعریف شوند. مانند حساب های هزینه پوشاک، ایاب و ذهاب و یا حساب های درآمد حقوق، سود سرمایه، هدایا و …
حساب ها در حسابداری به طور کلی دارای انواع دائمی و موقت هستند و تمامی حساب هایی که ایجاد می کنیم زیر مجموعه ای از این دو نوع حساب می باشند. علاوه بر این، ماهیت حساب ها نیز به طور کلی می تواند بدهکار یا بستانکار و یا هر دوی این موارد باشد.
در این بخش قصد داریم حساب برداشت که زیر مجموعه ای از حساب های موقت در حسابداری می باشد را شرح دهیم و نحوه تعریف یک حساب برداشت را در نرم افزار حسابداری پارمیس پلاس به صورت تصویری بیان کنیم.
تعریف:حساب برداشت يک حساب کاهنده سرمايه است که براي برداشت هاي شخصي مديران استفاده مي شود.
نحوه تعريف حساب برداشت در نرم افزار حسابداري پارميس پلاس به صورت زير مي باشد:
گام اول:وارد منوي حسابداري شده و روي حساب کل کليک مي کنيم. يک رقم به آخرين کدي که براي گروه سرمايه داريم اضافه مي کنيم. نام حساب را ” برداشت ” تايپ مي کنيم و ماهيت را بدهکار انتخاب مي کنيم سپس روي اضافه کليک مي کنيم.
گام دوم: روي حساب کل برداشت دوبار کليک مي کنيم تا پنجره حساب معين برداشت باز شود سپس کد معين را به صورت دو رقم اول کد کل و دو رقم بعدي کد معين که از 01 شروع مي شود وارد مي کنيم. نام حساب معين را به عنوان مثال «برداشت مدير 1» وارد مي کنيم و ماهيت را بدهکار طي دوره انتخاب کرده سپس روي اضافه کليک مي کنيم.
گام سوم:بعد از معرفي حساب برداشت بايد فيش پرداخت را ثبت کنيم. براي اين مرحله روي فيش صندوق کليک مي کنيم و نوع فيش را پرداخت مي گذاريم و حساب برداشت مدير 1 را انتخاب مي کنيم مبلغ را وارد مي کنيم سپس روي ثبت کليک مي کنيم.
مراحل فوق را می توانید به صورت تصویری در عکس زير مشاهده نمایید.
حساب تفضیلی شناور چیست و چه کاربردی دارد؟
این سخن از قدیم برایمان به یادگار مانده است که تمام کارهای مالی یا همان حساب ها (حسابها شامل: دارایی، بدهی، درآمد و هزینه است؛ که به آنها حسابهای کل اطلاق می شود و در بالاترین سطح دسته بندی قرار می گیرند) باید به صورت دقیق محاسبه شود. حال علمی که این کارها را انجام می دهد علم حسابداری است. حسابداری علم مدیریت و ثبت فعالیت های اقتصادی است.
به کمک حسابداری می توان، داده های خام مربوط به تمام معامله ها و فعالیت های اقتصادی را منظم و دسته بندی نمود. این گروه بندی به طور معمول در همه جا یکسان است. این علم برای افزایش دقت و سهولت دسته بندی حساب ها صورت می گیرد که حساب کل، حساب معین، حساب تفضیلی و سایر موارد شامل این حساب است.
برای ثبت فعالیت های اقتصادی یک بنگاه از علم حسابداری استفاده می شود. در حسابداری رویدادهای مالی مربوط به بنگاه ثبت و بر اساس آن گزارش تهیه شده و در اختیار مدیران قرار می گیرد تا در جریان وضعیت بنگاه اقتصادی خود قرار گیرند. جهت تهیه گزارش دقیق و جامع برای تصمیم گیری، نیاز به ثبت فعالیت ها به صورت جزئی است که برای تمام افراد قابل درک باشد. دسته بندی حسابها به صورت کلی در حساب کل صورت می گیرد و جزئی‌ترین شکل ارائه حسابها حساب تفضیلی است .
حسابداری انواع مختلفی دارد که عبارتند از: حسابداری صنعتی، حسابرسی، دولتی، مالی و غیره. مهمتر از همه حسابداری مالی است. حسابداری مالی با نام حسابداری عمومی نیز شناخته می شود . حسابداری مالی یکی از ارکان مهم هر کسب و کاری محسوب می شود. برای محاسبه هزینه ها و دارایی ها و بدهی ها و هر گونه گردش مالی در یک شرکت نیاز است حسابداری مالی انجام شود. یکی از دقیق ترین حالت‌های طبقه‌بندی کدینگ حساب ها از: طبقه، گروه، کل، معین و تفصیلی تشکیل شده است؛ با توجه به نیاز شرکت های مختلف، سطوح طبقه بندی حساب ها و تفصیلی‌ها می‌تواند گسترش پیدا کند.
* دسته بندی حسابها در حسابداری
- حساب کل: یکی از مهمترین قسمت ها در طبقه بندی حسابها در حسابداری، حساب کل است.در این حساب، یک دسته بندی کلی در حساب ها صورت می گیرد و حسابها در دسته های هزینه، درآمد و غیره قرار می گیرد . این حساب در دفاتر قانونی که به دفترکل معروف است ثبت می شود. بنابراین باید اطلاعات به نحوی دسته بندی و ثبت شود که بتواند پاسخگوی اداره مالیات باشد
- حسابهای معین: یکی دیگر از طبقه بندی حساب ها در حسابداری است. موارد درج شده در آن بسیار کلی است. این حساب برای مشخص کردن جزئیات و شرح حساب کل ایجاد می شود . حساب معین برای ارائه گزارش به افراد سازمان کاربرد دارد. برای همه حساب های کل معین وجود دارد که به نوعی شرح حساب کل است.
* کدینگ حسابها چیست ؟
همانگونه که اطلاع دارید در فرایند حسابداری رویداد های مالی به تعداد زیاد و در انواع مختلف وجود دارد، چنانچه این رویداد ها دسته بندی نشود و زیر مجموعه های فرعی نداشته باشد، نوعی در هم ریختگی و بی نظمی به وجود می آید که کلیه ی فعالیت های بعدی در حسابداری را تحت شعاع قرار می دهد.
در واقع دسته بندی عملیات های مالی و مشخص کردن سطوح مختلف در آن و مشخص نمودن سطوح اصلی و فرعی همانند چیزی شبیه شاخه های اصلی و فرعی یک درخت را کدینگ حسابداری می گویند. در حال حاضر نرم افزار حسابداری میزان، دارای یک کدینگ حسابداری تخصصی انواع حساب معین است، که توسط متخصصین مالی و حسابداری طراحی شده است .
کدینگ حسابداری مجموعه ای از کد گذاری بر روی حساب ها، دسته بندی کردن و شاخه بندی کردن آن است. مهمترین این دسته بندی ها شامل حساب کل، حساب معین و حساب های تفضیلی است. که هر کدام انتقال اطلاعات مالی و درک آن توسط مخاطب را آسانتر می کند. در اصطلاح به این نوع دسته بندی کدینگ حسابداری گفته می شود
. کدینگ حسابداری در صورتی که به طور دقیق طراحی شود، می تواند بسیاری از مشکلات حسابداری را بر طرف یا مانع از ایجاد مشکلات حسابداری شود. اگر این فرایند (کدینگ) به درستی انجام شود به سرعت و دقت ثبت حساب ها بسیار کمک خواهدکرد. از آنجایی که در یک فرایند مالی با انواع مختلفی از حسابهای اصلی و فرعی در ارتباط هستیم، نیاز به کدینگ حسابداری کاملا حس می شود .
طراحی کدینگ حسابداری برای همه ی سازمان ها، شرکت ها امری اجتناب ناپذیر است، برای این که در رویه ها و فراکرد مالی آنها بسیار اهمیت دارد. طراحی کدینک باید با شکل صحیح و با دقت طراحی شود و اصول و استانداردهای حسابداری در آن لحاظ شود. یک کدینگ حسابداری استاندارد جهت تفکیک، طبقه بندی و ثبت اطلاعات مالی و تهیه گزارشات مورد نیاز مدیران مورد استفاده قرار می گیرد.
* دلیل استفاده از کدینگ حسابداری
لازم است که همه ی سازمان ها برای شکل دهی به امور حسابداری خود از کدینگ های حسابداری تخصصی در زمینه ی کاری خود استفاده نمایند. استفاده از کدینگ حسابداری دارای مزایای زیادی است. استفاده از کدینگ حسابداری می تواند:
- اگر امور حسابداری براساس فرمت کدینگ حسابداری پیاده سازی شود، تمامی عملیات را استاندارد سازی کرده و فرمت می دهد. تمامی حساب ها به صورت یکپارچه طراحی می شود که این امر از ایجاد خطا تا حدود زیادی از خطای انسانی جلوگیری می کند.
- با کدینگ حسابداری گزارش های مالی با سرعت و دقت بیشتری با جزییات کامل تکمیل می شود.
- با کمک کدینگ حسابداری، تحلیل و بررسی مالی دقیق تری در اختیار مدیران جهت برنامه ریزی قرار می گیرد.
- داشتن سیستم کدینگ باعث می شود رویه ثابتی در ثبت حساب ها اتخاذ شود. به این ترتیب گزارشهای دقیق تری برای تحلیل ارائه شده و خطای انسانی در ثبت حساب ها هم کاهش می یابند.
* کاربرد سیستم کدینگ در حسابداری
- کدینگ حسابداری برای راحتی در ثبت حساب ها، شناسایی بهتر و ساده تر کردن حساب ها به کار گرفته می شود.
- کدینگ حسابداری فرآیند دسته بندی، مرتب سازی عناوین امور مالی شرکت ها و سازمان هاست.
-کدینگ حسابداری تمامی موضوعات مالی را بر اساس موضوع فعالیت و سطح فعالیت برای حسابداران طبقه بندی می کند.
- ساختار دسته بندی معمولا انواع حساب معین به شکل درختی است، تا تعدد حساب ها و رویدادهای مالی شرکت یا سازمان به بخش های جزیی تر تقسیم بندی شود.
- جدا سازی اطلاعات مالی که در راستای پیاده سازی کدینگ حسابداری تحقق پیدا کرده است، در مواقع لزوم، دسترسی به حساب ها، فرایند ثبت حساب و اسناد مختلف را تسریع کرده است که این خود باعث دسترسی به گزارشات جامع و دقیق در کوتاهترین زمان ممکن است.
* انواع کدینگ حسابداری
انواع کدینگ های حسابداری به قرار زیر است:
- کدینگ حسابداری حفظی، براساس حروف اول حساب که به آن کدینگ حفظی گفته می شود مانند ح.د که مخفف حساب دریافتنی است.
- کدینگ حسابداری متوالی، گاهی اعداد پشت سرهم به حساب ها اختصاص داده می شود که به آن کدینگ متوالی گفته می شود
-کدینگ حسابداری توده ای یا دسته ای، یک سری از اعداد به حسابهای یک دوره مالی اختصاص می یابند که به آن کدینگ دسته یا توده‌ای گفته می شود.
- کدینگ حسابداری سلسله مراتبی
- کدینگ حسابداری وجهی
- کدینگ حساب های تفصیلی
* حساب تفصیلی
در مبحث کدینگ حسابداری، یکی از سطوح پایانی حسابداری، حساب های تفصیلی است. حساب تفصیلی یکی از کاربردی و مهمترین دسته بندی حساب ها در حسابداری و یکی از پرکاربردترین واژه ها در نرم افزارهای حسابداری است. حساب تفصیلی به عنوان زیر گروه حساب های کل و معین جزئی ترین بخش سرفصل های مهم نرم افزارهای جدید در حوزه حسابداری است. در صورت عدم مشخص شدن حساب مد نظر با حساب معین، به سراغ حساب تفصیلی می رویم.
از حساب تفصیلی برای شرح بیشتر در حسابداری استفاده می شود. یک بنگاه اقتصادی برای بررسی نتیجه ی فعالیت خود در دوره های زمانی مختلف احتیاج دارد تا نتیجه ی مالی فعالیت های خود را به صورت دقیق و مستمر، همراه با جزئیات ثبت کند. معمولا فعالیت یک بنگاه از نظر مالی دو نتیجه دارد که شامل درآمد و هزینه است؛ اما این سر فصل ها کلی است و لازم است تا اطلاعات دقیق تری جهت استفاده مدیران به آنها ارائه شود، به همین منظور حساب ها به جزئی‌ترین شکل ممکن تعریف می شود که به آن حساب تفضیلی گفته می شود.
با توجه به این که حسابداری به شکل نرم افزاری بسیار فراگیر شده است، لازم است تا حساب تفضیلی در نرم افزار نیز به طور دقیق تعریف شود. استفاده از حساب تفصیلی باعث افزایش قابلیت های نرم افزارهای حسابداری و اخذ گزارشات کامل تر از نرم افزارهای حسابداری می گردد. بدون استفاده از حساب های تفضیلی، امکان تهیه و ارائه گزارش های حسابداری امکان پذیر نخواهد بود .
ماهیت مالی تفصیلی‌ها از حسابی که در سطرهای اسناد در کنار هر تفصیلی درج شده است مشخص میشود. با این همه یک اشتباه متداول در زمینه استفاده از تفصیلی‌ها از برداشت نادرست از این توضیح درست ناشی میشود: این که تفصیلی فاقد ماهیت مالی است باعث میشود که کاربران در استفاده از آنها به جهت مبالغ رخدادهای مالی هم توجه نکند.
* کاربردهای حساب تفصیلی
از مهمترین کاربرد حساب تفصیلی این است که به گزارش گیری حسابداری و مالی پاسخ مناسب دهد. نکته ی مهم این که بدون استفاده از حساب تفصیلی، امکان پاسخگویی به نیازهای گزارش گیری مدیران درون سازمان و ذی نفعان برون سازمانی وجود ندارد. حساب تفصیلی برای اخذ گزارشات مطلوبتر و کاراتر از سیستم حسابداری است.
* کدینگ حساب های تفصیلی
این کدینگ در نرم افزار های حسابداری آنلاین استفاده می شود. می توان گفت همه انواع حساب معین ی حساب ها در این نرم افزار ها نیازمند کدینگ است. همواره چیدمان کدینگ ها به عنوان مهمترن بخش از حسابداری محسوب می شود. برای ایجاد گزارش های متنوع باید به نحوه چینش سطوح حساب ها دقت شود. رقم مورد نیاز برای حساب تفصیلی 3 رقم است. از ارقام 4 تا 7 نیز به عنوان حساب تفصیلی استفاده می شود. کدینگ حساب های تفصیلی نیز در دو نوع چند سطحی و شناور انجام می شود. در واقع برای کدینگ های چند سطحی از 3 رقم و کدینگ های تفصیلی شناور به صورت 3 رقمی یا 4 رقمی انجام می شود .
* انواع حسابهای تفضیلی
حسابهای تفضیلی در دو گروه دسته بندی می شود که هر کدام مناسب یک نوع گزارش دهی است که عبارتند از:
1 - حسابهای تفضیلی چند سطحی
2 - حسابهای تفضیلی شناور
1- حساب های تفضیلی چند سطحی
در صورت دقیق نبودن نوع حساب و یا مشخص کردن کالا از حساب های تفصیلی به صورت چند سطحی استفاده می شود. اگر فردی نیاز به تعریف سطوح مختلفی از اطلاعات در مورد یک حساب معین داشته باشد از حساب تفضیلی چند سطحی استفاده می کند منظور از چند سطحی، دادن اطلاعات جزئی تر مانند مشخصات اشخاص و نوع ارتباط مالی آنها با واحد است. این حساب جدا از حساب معین ماهیت بدهکار یا بستانکار ندارد.
* کدینگ حساب های تفصیلی چند سطحی :
وقتی که حسابهای تفصیلی کدینگ شدند و کد حساب تفصیلی تعیین شد امکان دارد که حساب های تفصیلی در سطوح زیر سطح خود تنوع زیادی داشته باشند؛ پس حداقل 3 رقم برای کدینگ حسابهای تفصیلی چند سطحی به کار گرفته می شود.
2- حساب تفصیلی شناور یا تفصیلی واحد
تفصیلی شناور به کدهایی در کدینگ تعلق می گیرد که در حساب های مختلف گردش دارد و در روش های قدیمی این کد ها در هر سر فصل به تکرار تعریف می شد و هم حجم کدینگ را بالا می برد و هم گزارش ها را پیچیده می کرد و از جمله امکانات نرم افزار حسابداری حسابگر، امکان تعریف حسابهای تفصیلی شناور است. چون انواع حساب معین که این تفصیلی می‌تواند با چند حساب معین در ارتباط باشد به آن حساب تفصیلی شناور نیز گفته میشود،که در این حالت دیگر لازم نیست برای گردش داشتن یک تفسیر در چند معین چند کد با همان نام داشت
. گروه های تفصیلی که معمولا نرم افزارهای مختلف مالی از آن بهره مند است. برای دسته بندی حسابهای تفصیلی شناور و نحوه ی ارتباط آنها با حساب های اصلی (کل و معین) استفاده می شود. حسابی که می توان آن را به چند حساب مشخص نسبت داد، از این حساب زمانی استفاده میشود که حساب ویژه ای با چندین حساب تفضیلی مختلف در ارتباط باشد و یا برای سطح‌بندی حسابها، نیاز به یک سطح حسابداری دیگر باشد. بارز ترین تفصیلی شناور اشخاص هستند
. هنگام ثبت سند حسابداری سطح معین و تفضیلی جداگانه درج میشود که در این روش برای هر تفصیل در کل سیستم یک عدد واحد وجود دارد به همین دلیل است که به این روش حساب تفصیلی واحد گفته می شود . تفصیلی واحد یا شناور به خودی خود مستقل است.
از مزایای این حساب، امکان تهیه گزارشهای گردش و مانده و ریز حساب از یک حساب تفصیلی شناور به صورت سرجمع (بدون در نظر گرفت حساب معین) یا به تفکیک حسابهای معین درگیر با تفصیلی مذکور و یا برای یک معین خاص وجود دارد. پیچیدگی تعریف حساب ها از معایب حساب تفضیلی شناور است که در مقابل خدماتی که ارائه می‌دهد، قابل چشم پوشی است.
* علت آن که به بعضی از سطوح تفصیلی شناور گفته می شود، چیست؟
از ویژگی هایی که حساب های معین نسبت به حساب های کل دارد، این است که هر حساب معین زیر گروه یک حساب کل و به طبع به یک حساب کل و فقط به یک حساب کل ارتباط دارد، به همین منوال حساب های تفضیلی غیر شناور حتما به یک حساب معین یا معین 2 یا جزء معین به صورت زیر مجموعه و درختواره ای متصل می شود، در صورتی که حساب های تفضیلی شناور اینگونه نیست، حساب های تفضیلی شناور بسته به تعریف و طراحی کدینگ می تواند به حساب های معین بیشتری نسبت داده شود.
چگونگی استفاده از حساب تفصیلی شناور :
در این روش کد تفصیلی از معین جدا می شود و هر حساب تفصیلی به شکل مستقل تعریف می شود. زمان ثبت سند حسابداری، سطح معین و تفصیلی جداگانه درج می شود . در روش شناور برای هر تفصیل در کل سیستم، یک کد واحد وجود دارد. به همین دلیل به این روش تفصیلی واحد نیز گفته می شود و از آنجایی که این تفضیلی توانایی ارتباط با چند حساب معین را دارد به آن تفصیلی شناور نیز گفته می شود، در حساب شناور نیازی نیست که برای گردش داشتن یک تفصیل در چند معین، چند کد با همان نام داشت.
کدینگ حسابهای تفصیلی شناور :
از آنجایی که قرار است حساب های تفضیلی شناور با حساب های معین در ارتباط باشد، پس رقم آنها معمولاً به صورت 3 رقم و در بعضی موارد 4 رقم تعریف می شود. چنانچه کسی بخواهد هر حساب تفصیلی تا ۹۹۹ بار اجازه ورود اطلاعات داشته باشد از کد3 رقمی و اگر خواسته باشد تا ۱۰٫۰۰۰ یا به عبارتی ۹٫۹۹۹ بار حساب تفصیلی را گسترش دهد از ۴ رقم برای آن استفاده می کند .
آشنایی با حساب تفصیلی و کاربردهای آن در سیستم های حسابداری
حساب تفصیلی یکی از پرکاربردترین واژه ها در نرم افزارهای حسابداری است و بسیاری از کسب و کارها برای بهره برداری مناسب تر از نرم افزارهای حسابداری، نیازمند استفاده و بکارگیری از امکان "حساب تفصیلی" در نرم افزارهای خود می باشند.استفاده از حساب تفصیلی باعث افزایش قابلیت های نرم افزارهای حسابداری و اخذ گزارشات کامل تر از نرم افزارهای حسابداری می گردد.بدون استفاده از حسابهای تفصیلی،امکان تهیه و ارائه گزارشات حسابداری مقدور نخواهد بود، از این رو پیشنهاد می کنم برای آشنایی بهتر با معنا و مفهوم حساب تفصیلی،تا انتها این مطلب آموزشی را مورد مطالعه قرار دهید.
تعریف حساب تفصیلی
تفصیل از واژه فصل می آید و یک کلمه عربی است و به معنی جدا و تفکیک می باشد.یعنی مجموعه ای از حسابها که می تواند متفاوت از حساب های سایر شرکت ها یا بنگاه های اقتصادی باشد.بطور مثال شما با افرادی سروکار دارید که یک شرکت دیگر در همین زمان ممکن است با آنها سروکار نداشته باشد.بنابراین حساب تفصیلی یک شرکت می تواند متفاوت از حساب تفصیلی سایر شرکت ها باشد.
کاربردهای حساب تفصیلی
مهمترین کاربرد حساب تفصیلی،پاسخگویی مناسب به گزارش گیری حسابداری و مالی می باشد و بدون استفاده از حساب تفصیلی،امکان پاسخگویی به نیازهای گزارش گیری مدیران درون سازمان و ذی نفعان برون سازمانی وجود ندارد.بطور مثال ما نیاز داریم گردش مشتریان خود را به تفکیک هر مشتری در سیستم حسابداری خود نگهداری کنیم و بدون استفاده از حساب تفصیلی،این امکان مقدور نخواهد بود یا اینکه ما نیاز داریم گردش و مانده حسابهای بانکی خود را به تفکیک در سیستم حسابداری داشته باشیم و بدون بکارگیری حساب تفصیل،این امکان وجود نخواهد داشت.
انواع حساب تفصیلی
حساب های تفصیلی خود دارای تقسیم بندی های گوناگونی هستند و هر کدام از حسابهای تفصیلی با یک سری از سرفصل های معین قابل استفاده یا به اصطلاح قابل گردش می باشند.مثلا تفصیلی از نوع حساب بانکی با معین موجودی بانک های ریالی قابل گردش یافتن می باشد.مهمترین حسابهای تفصیلی که از آنها استفاده می گردد به شرح زیر می باشند:
- حساب تفصیل از نوع حساب بانکی
- حساب تفصیل از نوع اشخاص و شرکت ها
- حساب تفصیل از نوع قرارداد
- حساب تفصیل از نوع کالا
- حساب تفصیل از نوع پروژه
- حساب تفصیل از نوع مرکز هزینه
- حساب تفصیل از نوع اعتبارات اسنادی
- .
هر کدام از تفصیلی های فوق می توانند با حسابهای معین مختلفی گردش پیدا کنند.
مفهوم تعداد سطوح حساب تفصیل
منظور از تعداد سطوح حساب تفصیل،انواع حساب تفصیلی هایی است که یک حساب معین می تواند داشته باشد.مثلا حساب معین اسناد دریافتنی می تواند هم از نوع تفصیل اشخاص و شرکت ها استفاده نماید و هم از تفصیل پروژه یا قرار داد.اینکه یک حساب معین دارای چند سطح تفصیل باشد به نوع بنگاه مرتبط می باشد.مثلا یک بنگاه اقتصادی از نوع پیمانکاری نیاز هست از چندین سطح تفصیل استفاده نماید در حالیکه در بنگاه اقتصادی از نوع بازرگانی این نیاز احساس نگردد.
همچنین در دستگاههای دولتی،سطوح حساب تفصیل بیشتری مورد نیاز هست و انواع حساب تفصیل هم بیشتر می باشد.
ماهیت حساب تفصیلی
حسابهای تفصیلی ماهیت خاصی ندارند و به نوعی ماهیت خود را از حساب معین خود دریافت می دارند.بطور مثال حساب های بانکی،ماهیت حساب خود را از معین موجودی بانک های ریالی می گیرند و چون حساب معین موجودی بانک های ریالی ماهیتا بدهکار هستند پس حساب تفصیلی حسابهای بانکی هم باید بدهکار باشند.
انواع حساب معین
کدینگ حسابداری چیست
در فرایند حسابداری برای دسته بندی رویداد های مالی و سازماندهی و نظم دهی به عملیات مالی واحد از سیستمی تحت عنوان کدینگ حسابداری استفاده می شود.
در عملیات حسابداری سطح های مختلف را به اصلی و فرعی تقسیم می کنند چیزی شبیه به شاخه های اصلی و فرعی یک درخت است که در قالب شکل مشخصی اطلاعات با جزئیات دقیق و کامل تهیه و ارائه می گردد..
سیستم کدینگ حسابداری چرا دارای اهمیت است ؟
اهمیت سیستم حسابداری به گونه ای است که موجب کاهش خطای انسانی و رفع مشکلات به وجود آمده می شود.
سیستم حسابداری با کدینگ حسابداری تعریف شده مناسب، باعث استاندارد شدن کلیه عملیات واحد مالی و تسریع ثبت رویداد های مالی می شود.
این کدینگ باعث آسان تر شدن امور در زمینه ارائه گزارشات دقیق و کامل و تحلیل های مالی و مدیریتی می شود.
کدینگ در زمینه فعالیت های دیگری چون بازرگانی ، خدماتی و صنعتی نیز کاربرد خواهد داشت.
شرکت حسابداری برای طراحی انواع کدینگ حساب ها خدمات خود را به نحو مطلوب در جهت کاهش خطا و تسریع و بهبود روند ثبت فعالیت های مالی ارائه می دهد.
در این فرایند بخاطر حساب ها و رویداد های مالی گوناگون در سیستم مالی،کدها بصورت پله ای تقسیم می شود.
نحوه ی کد دهی به گونه ای است که با توجه به قابلیت نقدشوندگی بالا طبقه بندی میشوند.
ترتیب نقد شوندگی به ترتیب زیر صورت می گیرد
حقوق صاحبان سهام
این گروه ها ممکن است نسبت به نیاز مشتری به دارایی های جاری . دارایی های ثابت . بدهی های بلند مدت و بدهی های کوتاه مدت و …. تقسیم شوند.
سیستم کد گذاری در 3 مرحله زیر صورت میگیرد
- حساب کل (با کد 1 رقمی)
- حساب انواع حساب معین معین (با کد 2 رقمی)
- حساب تفصیلی ( با کد 3 رقمی)
حساب کل
حساب کل از مهم ترین بخش سیستم کدینگ محسوب می شود.
تمام اطلاعات گزارش شده مربوط به این حساب باید به نحوی باشد که قابل تسلیم به اداره دارایی و مالیات باشد و همچنین وضعیت مالی شرکت را بطور دقیق و کامل نشان دهد.
این گزارشات شامل
درآمدهای مشمول مالیات، درآمدهای معاف از مالیات، هزینه های عملیاتی، هزینه های غیرعملیاتی، دارایی های نقد و … هستند. برای کدینگ کل معمولا دو یا سه رقم با احتساب کد گروه کافی است..
حساب معین
حساب های معین دارای اهمیت زیادی است. این حساب نقش مهمی در تصمیم گیری های مالی و مدیریتی ایفا می کند.
این حساب جزئیات دقیق حساب ها و درآمدها و هزینه ها را به تفکیک مشخص می سازد.
برای مثال جزئیات موجودی نقد و بانک ها و صندوق و تنخواه گردان ها اهمیت اساسی دارد . به حسابهای معین معمولا کد چهار یا شش رقمی داده میشود.
حساب تفصیلی
حساب تفصیلی جزئیات ریزترین حساب ها را نشان می دهدو ممکن است در هر یک از بنگاه های اقتصادی متفاوت باشد.
در سیستم کدینگ حسابداری این امکان فراهم می گردد که درهر سطحی گزارشات مالی تهیه گردد و در اختیار مدیران مربوطه قرار می گیرد.
نام مشتریان حسابهای بانکی و سایر سرفصل های شخصی هر مجموعه در این سطح قرار می گیرد..
انواع کدینگ های حسابداری شامل موارد زیر میباشد
الف.کدینگ حفظی: کدینگی است که نیاز به طراحی یک ساختار مشخص و غیرقابل حدس برای آن وجود دارد.
ب.کدینگ توده‌ای: این کدینگ ، یک‌سری از اعداد فقط به حسابهای یک دوره مالی مشخص اختصاص داده میشوند.
ج.کدینگ متوالی: در این نوع ، اعداد به‌صورت متوالی پشت یکدیگر قرار می‌گیرند و هر عدد نمایشگر یک کد است.
د.کدینگ سلسله مراتبی: در این مدل ، تعدادی سرشاخه وجود دارد و زیرشاخه‌ها نیز کدهایی دارند که حروف اول آنها با کد سرشاخه یکی است.
موسسه حسابداری، سیستم کدینگ حسابداری و عملیات کدگزاری طبق اصول و استانداردهای حسابداری، عملیات شرکت، کنترل‌های داخلی و خارجی ساختاری را طراحی می کند.
موسسه حسابداری سیستم های کدینگ را بر اساس اصول حسابداری و استاندارد ها با توجه به نوع فعالیت شرکت ها طراحی و خدمات مالی خود را در این زمینه ارائه می دهد.
تا به سرعت روند ارائه گزارشات مالی و مالیاتی و همچنین تحلیل های مدیریتی کمک نماید.
دیدگاه شما